Informatyczny system controllingu finansowego w zarządzaniu firmą

Zbigniew Leszczyński

W ostatnich kilku latach ogromnie wzrosła w polskich firmach rola profesjonalnej komórki controllingu finansowego (planowania i kontroli finansowej). Jej główne zadanie to kreowanie i implementowanie w praktyce polityki finansowej firmy (przygotowanie budżetów operacyjnych kosztów i dochodów, planowanie finansowe oraz monitorowanie ich wykonania).

Komórka taka została stworzona w jednej z największych firm handlowych regionu łódzkiego oraz wyposażona w profesjonalny ,,system informatyczny controllingu finansowego" - ,,PROSNOOP"1 (rys. 2). Struktura funkcjonalna w/w komórki controllingu finansowego została zaprezentowana na rys. 1. Miesięczne informacje generowane przez tenże system są podstawą zarządzania kosztami oraz finansami firmy.

Jednym z najważniejszych modułów w/w systemu informatycznego jest rachunkowość zarządcza. Podstawową jego funkcją jest planowanie oraz analiza rentowności według centrów powstawania kosztów i dochodów (koszty, dochody, marża I, marża II, progi rentowności, wskaźniki marży-wielkości bieżące oraz ich dynamika w czasie).

Przygotowane budżety operacyjne kosztów poszczególnych podmiotów są podstawą zarządzania kosztami oraz sporządzania planów finansowych formy. Tylko poprzez budżety operacyjne podmiotów jest możliwe optymalizowanie kosztów całej firmy. Bardzo ważną rolę w module-rachunkowość zarządcza odgrywa analiza progów rentowności, kalkulowanie postulowanie marży produktu (zysk + koszty stałe, kosztami zmiennymi jest cena zakupu), planowanie oraz analiza odchyleń kosztów rodzajowych i finansowych.

Drugą częścią informatycznego systemu controllingu finansowego jest zarządzanie finansowe, które obejmuje (w przekroju miesięcznym):

?         planowanie i analizę poziomu kapitału pracującego oraz ,,cash flow" (metodę pośrednią);

?         prowadzenie operatywnego rachunku przepływów pieniężnych (dziennie, tygodniowo - metodą bezpośrednią);

?         planowanie oraz analiza bilansu;

?         analizę finansową;

?         badanie efektywności przedsięwzięć inwestycyjnych.

Zarządzanie kapitałem pracującym jest jednym z podstawowych elementów zarządzania finansowego firmą. Planowanie poziomu kapitału pracującego jest niczym innym jak ustaleniem optymalnego poziomu zapasów, należności i zobowiązań krótkookresowych z punktu widzenia utrzymania płynności finansowej. Zarządzanie kapitałem pracującym polega na utrzymaniu zapasów, należności i zobowiązań krótkookresowych na postulowanym poziomie, który zapewni firmie płynność finansową w krótkim i długim okresie. Podstawą planowania i sporządzania sformalizowanego rachunku przepływów pieniężnych (metodą pośrednią) jest właśnie planowany i rzeczywisty poziom kapitału pracującego. Prowadzenie operatywnego rachunku przepływów pieniężnych (dzienny, tygodniowy - metodą bezpośrednią) jest bardzo pomocny do bieżącego zarządzania gotówką, czyli minimalizowania jego poziomu, pozostającego poza obrotem handlowym. W tym miejscu należy bardzo wyraźnie podkreślić, planowanie i analiza ,,cash flow" metodą pośrednią poprzez poziom kapitału pracującego jest bardzo przydatna w praktyce zarządzania z punktu widzenia określenia w miesięcznym lub kwartalnym przedziale czasowym:

?         wpływ przyrostu lub spadku poziomu kapitału pracującego na poziom gotówki;

?         zmiany stanu poziomu gotówki (przyrost lub spadek) na działalności operacyjnej, finansowej, inwestycyjnej firmy.

Koniecznym uzupełnieniem rachunku pośredniego ,,cash flow" jest operatywny (dzienno-tygodniowy) bezpośredni rachunek planistyczny i analiza przepływów pieniężnych. Z dotychczasowego doświadczenia w zarządzaniu finansowym prezentowanej w niniejszym artykule firmy jasno wynika, że oba rachunki przepływów pieniężnych (pośredni i bezpośredni) są konieczne i wzajemnie uzupełniające.

Przygotowanie bilansu ,,Pro Forma" (planowanego) opiera się na metodzie sprzedaży. W oparciu o tak przygotowany bilans estymuje się podstawowe wskaźniki finansowe. W miesięcznych odstępach czasu system informatyczny controllingu finansowego dokonuje analizy bilansu oraz analizy finansowej w następujących przekrojach:

a) płynność

?         wskaźnik płynności szybki

?         wskaźnik płynności bieżący

?         wskaźnik kapitału obcego do kapitałów własnych

?         wskaźnik należności handlowych do zobowiązań

b) rentowności

?         wskaźnik marży operacyjnej

?         wskaźnik zwrotu na kapitale własnym ROA

?         wskaźnik zwrotu na aktywach ROE

c) obrotowości

?         wskaźnik rotacji zapasów w dniach

?         wskaźnik spływu należności handlowych w dniach

Ostatnią funkcją, jaką spełnia komórka controllingu finansowego jest przygotowywanie rachunku wyników w oparciu o koncepcję zachowania kapitału realnego (rachunek inflacyjny w rachunkowości). Koncepcja ta pozwala w warunkach rosnącego poziomu cen zahamować proces odpływu tej części kapitału własnego z firmy, która byłaby odprowadzana zgodnie z zasadą nominalistyczną. Kapitał własny, będący miernikiem majątku firmy jest otrzymany jako różnica między sumą aktywów a wszystkimi długami. Z punktu widzenia koncepcji zachowania realnej wartości kapitału jest on wówczas odtworzony, jeżeli jego wartość z początku okresu zwiększona o indeks ogólnego wzrostu cen jest równa wartości na koniec tego okresu. Inaczej mówiąc, zachowanie majątku firmy jest mierzone jego zdolnością do ,,dopasowania" wartości kapitału własnego do zmian w wartości pieniądza.

O zysku realnym natomiast można mówić dopiero wówczas, gdy suma wyżej określonego kapitału przewyższa skorygowaną jego wartość początkową. Jeżeli różnica jest ujemna, mamy do czynienia ze stratą realną, mimo że firma może wykazywać nominalny zysk.

Przygotowanie w układzie miesięcznym wyniku realnego odbywa się poprzez tworzenie rezerwy na wzrost cen (kapitał własny x miesięczna stopa inflacji) i korygowana o tę właśnie rezerwę wyniku nominalnego. Pozostałość z wyniku nominalnego jest wynikiem realnym. Jeśli jest on dodatni tzn., że kapitał własny realnie rożnie, jeśli jest ujemna tzn., że firma ,,konsumuje' kapitał własny, a wypracowany zysk nie wystarcza nawet na utrzymanie realnej wartości kapitału własnego - firma żyje z kapitału nie z wypracowanej nadwyżki.

W wyżej prezentowanym informatycznym systemie controllingu finansowego analiza odchyleń spełnia rolę monitoringu rentowności i płynności.

Przypisy:

1 System ,,PROSNOOP" został zaprojektowany i wykonany przez Zbigniewa Leszczyńskiego oraz Witolda Bardzkiego.

Dr Zbigniew Leszczyński jest pracownikiem naukowym Katedry Rachunkowości Uniwersytetu Łódzkiego oraz pełni funkcję dyrektora finansowego w spółce z udziałem kapitału zagranicznego.