PLANOWANIE NALEŻNOŚCI ORAZ ZOBOWIĄZAŃ Z TYTUŁU DZIAŁALNOŚCI OPERACYJNEJ

 

                Uzyskiwanie przychodów oraz ponoszenie kosztów wiąże się najczęściej z powstawaniem należności oraz zobowiązań, które wpływają na rozbieżność pomiędzy wielkościami kształtującymi wynik finansowy oraz przepływy pieniężne. Zmiany w tym zakresie oddziałują na stan środków pieniężnych przedsiębiorstwa. W planach należy więc określić przyszłe stany oraz zmiany w zakresie należności i zobowiązań. Poniżej zostaną przedstawione zagadnienia dotyczące planowania rozrachunków z tytułu podstawowej działalności operacyjnej. Istnieją dwie podstawowe metody planowania wartości tych wielkości:

1. Metoda oparta na okresie rotacji należności oraz zobowiązań.

2. Metoda bazująca na procentowym rozłożeniu spłaty należności i zobowiązań w czasie.

W przypadku pierwszej z nich kluczowym problemem staje się określenie wartości wskaźników rotacji należności oraz zobowiązań, które są wykorzystywane w konstrukcji planu. Obliczenie ich poprawnych wartości jest bardzo istotne z punktu widzenia przyszłych prognoz należności oraz zobowiązań, które będą wpływały na wartość planowanych przepływów pieniężnych. Wskaźnik rotacji należności jest przedstawiany w postaci następującego wyrażenia:

WRN - wskaźnik rotacji należności

PSN - stan należności z tytułu dostaw i usług

SKB - przychody ze sprzedaży kredytowej brutto produktów, usług, towarów i materiałów

Przy konstrukcji tego wskaźnika należy zwrócić uwagę na kilka elementów, które ogrywają ważną rolę przy obliczaniu jego wartości:

1. Określając należności należy brać pod uwagę ich średni stan w przeciągu okresu. Przykładowo może to być formuła: (stan należności na początek okresu + stan należności na koniec okresu) / 2 lub średnia stanu należności na koniec każdego miesiąca roku obrotowego.

2. W niektórych przedsiębiorstwach występuje znaczna wartość roszczeń spornych, których uwzględnienie w konstrukcji wskaźnika może doprowadzić do otrzymania zupełnie odmiennych wyników. Zdaniem autora w przypadkach, kiedy należności przeterminowane występują w sposób ciągły (powstają coraz to nowsze tego typu pozycje), powinny one być również brane do obliczania tego wskaźnika. Natomiast gdy tego typu problemy występują stosunkowo rzadko (np.: występuje znaczna należność sporna, która powstała dwa lata temu i od tego czasu sytuacje takie nie powtarzają się), uwzględniając taką pozycje we wskaźniku otrzyma się wartość nieprawidłową, gdyż w tym momencie przedsiębiorstwo może bez problemu ściągać swoje należności i okres ich spływu jest krótszy.

3. W mianowniku powyższego wyrażenia należy uwzględnić jedynie sprzedaż kredytową, bowiem sprzedaż gotówkowa nie wiąże się z powstawaniem należności. Wielkość tę można określić na podstawie struktury sprzedaży w przeszłości. Ponadto powinno się brać pod uwagę sprzedaż brutto, ze względu na fakt, że należności są ujmowane łącznie z podatkiem od towarów i usług. Wartość tego podatku można oszacować znając strukturę sprzedaży towarów (produktów, usług) opodatkowanych różnymi stawkami.

                Inną metodą określania okresu zwrotu należności jest metoda DSO. Nie będzie ona jednak tutaj przedstawiana. W przypadku określania okresu spłaty należności metodą DSO należy mieć na względzie fakt, że jest on w takim wypadku bardzo czuły na zmiany w zakresie sprzedaży. Jego wartość zwiększa się na wskutek wzrostu sprzedaży oraz spada gdy sprzedaż się zmniejsza. Powyższa uwaga dotyczy w szczególności przedsiębiorstw charakteryzujących sezonowością sprzedaży.

                Podobne uwagi  jak przy wskaźniku rotacji należności można sformułować w odniesieniu do wskaźnika rotacji zobowiązań z tytułu dostaw i usług. Także tutaj należy uwzględniać przeciętny stan zobowiązań. Przy jego konstrukcji pojawia się również problem w stosunku do jakiej wielkości mierzyć okres ich rotacji. Wydaje się, że odniesienie zobowiązań do przychodów ze sprzedaży nie daje właściwego poglądu na okres ich spłaty. Bardziej właściwym podejściem jest porównywanie zobowiązań ze związanymi z nimi kosztami i wydatkami poniesionymi w danym okresie.

WRZ - wskaźnik rotacji zobowiązań

PSZ - przeciętny stan zobowiązań z tytułu dostaw i usług

KiWB - koszty i wydatki

 

Przybliżoną formułę na obliczenie wielkości takich kosztów i wydatków można przedstawić za pomocą następującego wyrażenia:

Koszty i wydatki = zużycie materiałów i energii + usługi obce + pozostałe koszty rodzajowe + wartość sprzedanych towarów i materiałów + zmiana stanu zapasów (bez zaliczek)

                Podobnie jak przy wskaźniku rotacji należności również tutaj powinno się uwzględniać wartość brutto kosztów i wydatków czyli łącznie z podatkiem od towarów i usług. Dodatkowo należałoby od ogólnej sumy kosztów odjąć wielkość zakupów gotówkowych. Wartości takie można określić na podstawie danych z przeszłości odnośnie struktury kosztów i wydatków w poprzednich okresach sprawozdawczych.

                W praktyce wskaźniki rotacji należności oraz zobowiązań mogą być także obliczane na podstawie danych empirycznych dotyczących rzeczywistego okresu spłaty omawianych wielkości. Przykładowo, jeżeli wiadomo jest że przeciętnie 40% należności jest spłacanych po 20 dniach, 25% po 30 dniach, a pozostała cześć po 45 dniach to przeciętny okres spływu należności obliczony za pomocą średniej ważonej wynosi 31 dni (0,4*20 + 0,25*30 + 0,35*45).

                Oszacowane wskaźniki rotacji należności i zobowiązań mogą być następnie wykorzystane do prognozowania należności oraz zobowiązań w modelach finansowych. Wartość planowanych należności wynika z następującej formuły:

Planowane należności = planowana sprzedaż bezgotówkowa brutto * współczynnik wyrażający niespłacone należności

Współczynnik odzwierciedlający niespłacone należności jest obliczany na podstawie okresu rotacji tej wielkości. Poniżej zostanie przedstawiona przykładowa procedura budowy prognozy należności z tytułu dostaw i usług, którą można także wykorzystać planowaniu przyszłego stanu zobowiązań z tego samego tytułu.

                Przykład nr 1

                Planowane wartości sprzedaży brutto na rok 2003 w przedsiębiorstwie ,,X" kształtują się w sposób następujący:

Tabela nr 1. Planowane wartości sprzedaży w poszczególnych okresach w przedsiębiorstwie ,,X".

Miesiąc	I	II	III	IV	V	VI	VII	VIII	IX	X	XI	XII
Wartość sprzedaży	100 000	110 000	120 000	120 000	130 000	80 000	80 000	80 000	100 000	130 000	130 000	130 000

 

Źródło: Opracowanie własne

 

Na podstawie danych z przeszłości oraz założeń odnośnie przyszłych okresów określono, że procent sprzedaży bezgotówkowej w ogólnej sumie sprzedaży brutto w kolejnych miesiącach będzie się kształtował w sposób następujący:

Tabela nr 2. Współczynnik sprzedaży bezgotówkowej w poszczególnych okresach w przedsiębiorstwie ,,X".

Miesiąc	I	II	III	IV	V	VI	VII	VIII	IX	X	XI	XII
%SB	80%	80%	80%	80%	80%	75%	75%	75%	70%	70%	70%	70%

Źródło: Opracowanie własne

 

Oszacowany przeciętny okres rotacji należności wynosi 52 dni. Wartość sprzedaży bezgotówkowej w przedstawionym modelu została wyrażona za pomocą formuły:

Prognozowana wartość sprzedaży bezgotówkowej = Prognozowana wartość sprzedaży brutto ogółem * współczynnik sprzedaży bezgotówkowej

Oszacowane na podstawie powyższych założeń wartości należności w poszczególnych miesiącach zostały przedstawione w tabeli nr 3. Wartości w macierzy należności w poszczególnych miesiącach zostały obliczone jako iloczyn wartości sprzedaży bezgotówkowej w danym okresie oraz współczynników w kolumnie T, U, V oraz W. Objaśnienia do
tabeli nr 3:

Miesiąc - Kolejny miesiąc kalendarzowy (podobnie jak kolumny od H do R)

Ilość dni - Ilość dni w miesiącu

WS - Wartość sprzedaży brutto (łącznie z podatkiem VAT)

%SB - Współczynnik sprzedaży bezgotówkowej

 

Tabela 3. Planowane wartości należności w poszczególnych okresach w przedsiębiorstwie ,,X" (przy założonym wskaźniku rotacji należności na poziomie 52 dni)

A	B	C	B	E	F	G	H	I	J	K	L	M	N
	Miesiąc	Ilość dni	WS	%SB	WSB	WRN	I	II	III	IV	V	VI	VII
1	I	31	100 000	80%	80 000	52	80000	61935	0	0
2	II	28	110 000	80%	88 000	52		88000	66000	0	0
3	III	31	120 000	80%	96 000	52			96000	68129	0	0
4	IV	30	120 000	80%	96 000	52				96000	67200	0	0
5	V	31	130 000	80%	104 000	52					104000	73806	0
6	VI	30	80 000	75%	60 000	52						60000	42000
7	VII	31	80 000	75%	60 000	52							60000
8	VIII	31	80 000	75%	60 000	52
9	IX	30	100 000	70%	70 000	52
10	X	31	130 000	70%	91 000	52
11	XI	30	130 000	70%	91 000	52
12	XII	31	130 000	70%	91 000	52
				Łącznie należności			80000	149935	162000	164129	171200	133806	102000

 

 

O	P	Q	R	S	T	U	V	W
VIII	IX	X	XI	XII	M	M+1	M+2	M+3
					100%	77%	0%	0%
					100%	75%	0%	0%
					100%	71%	0%	0%
					100%	70%	0%	0%
0					100%	71%	0%	0%
0	0				100%	70%	0%	0%
40645	0	0			100%	68%	0%	0%
60000	42581	0	0		100%	71%	0%	0%
	70000	49000	0	0	100%	70%	0%	0%
		91000	64581	0	100%	71%	0%	0%
			91000	63700	100%	70%	0%	0%
				91000	100%	68%	0%	0%
100645	112581	140000	155581	154700

 

Źródło: Opracowanie własne

 

Tabela 4  Planowane wartości należności w poszczególnych okresach w przedsiębiorstwie ,,Y" (przy założonym rozkładzie spłaty należności na poszczególne okresy)

A	B	C	D	E	F	G	H	I
	Miesiąc	WS	I	II	III	IV	V	VI
1	I	100 000	55 000	10 000	0
2	II	110 000		60 500	11 000	0
3	III	120 000			66 000	12 000	0
4	IV	120 000				66 000	12 000	0
5	V	130 000					71 500	13 000
6	VI	80 000						44 000
7	VII	80 000
8	VIII	80 000
9	IX	100 000
10	X	130 000
11	XI	130 000
12	XII	130 000
			55 000	70 500	77 000	78 000	83 500	57 000

 

J	K	L	M	N	O	P	Q	R	S
VII	VIII	IX	X	XI	XII	MG	M	M+1	M+2
						20%	25%	45%	10%
						20%	25%	45%	10%
						20%	25%	45%	10%
						20%	25%	45%	10%
0						20%	25%	45%	10%
8 000	0					20%	25%	45%	10%
44 000	8 000	0				20%	25%	45%	10%
	44 000	8 000	0			20%	25%	45%	10%
		55 000	10 000	0		20%	25%	45%	10%
			71 500	13 000	0	20%	25%	45%	10%
				71 500	13 000	20%	25%	45%	10%
					71 500	20%	25%	45%	10%
52 000	52 000	63 000	81 500	84 500	84 500

 

Źródło: Opracowanie własne

WSB - Wartość sprzedaży bezgotówkowej

WRN - Okres rotacji należności w dniach

M - Współczynnik określający stan należności na koniec miesiąca w którym dokonano sprzedaży (skonstruowany za pomocą funkcji warunkowych Excel'a)

M+1 - Współczynnik określający stan należności ze sprzedaży dokonanej w poprzednim miesiącu (skonstruowany za pomocą funkcji warunkowych Excel'a)

M+2 - Współczynnik określający stan należności ze sprzedaży dokonanej 2 miesiące wcześniej (skonstruowany za pomocą funkcji warunkowych Excel'a)

M+3 - Współczynnik określający stan należności ze sprzedaży dokonanej 3 miesiące wcześniej (skonstruowany za pomocą funkcji warunkowych Excel'a)

Dla miesiąca stycznia stan należności na koniec tego okresu będzie równy 100%, bowiem okres rotacji jest dłuższy niż liczba dni w styczniu. Z kolei na koniec lutego procentowa wartość należności ze sprzedaży styczniowej wyniesie 77%. W miesiącu lutym zostanie spłacone 23% należności ((31 dni + 28 dni - 52 dni) / 31). Przez 7 końcowych dni lutego zostanie spłaconych 7/31 należności z miesiąca stycznia (spłata należności rozpocznie się po 52 dniach od pierwszego dnia stycznia). W powyższym modelu zakłada się, że zarówno sprzedaż, jak i spłata należności następuje równomiernie w trakcie poszczególnych dni miesiąca.

 

                Przedstawiony model może także służyć, tak jak już wcześniej było wspomniane, do planowania przyszłych wartości zobowiązań z tytułu dostaw i usług. W tym celu należy tylko odpowiednio  zmienić dane wyjściowe, i tak:

- przychody zostałyby zastąpione kosztami i wydatkami,

- współczynnik sprzedaży bezgotówkowej zostałby zastąpiony współczynnikiem kosztów i wydatków bezgotówkowych,

- okres rotacji należności zostałby zastąpiony okresem rotacji zobowiązań.

                Inna metoda planowania stanu należności polega na określeniu wielkości wpływów z tytułu sprzedaży w poszczególnych okresach.

Przykład nr 2

Planowana sprzedaż w przedsiębiorstwie ,,Y" kształtuje się na takim samym poziomie jak w przykładzie nr 1. Zakłada się, że 20% zapłaty z tytułu sprzedaży jest dokonywana w sposób gotówkowy, kolejne 25% wpływa do przedsiębiorstwa w miesiącu sprzedaży, a następnych dwóch miesiącach wpływa odpowiednio 45% oraz 10% pozostałych należności. Wartości planowanych należności są przedstawione w tabeli nr 4 i wynikają one z założonego harmonogramu spłaty. Objaśnienia do omawianej tabeli:

Miesiąc - Kolejny miesiąc kalendarzowy (podobnie jak kolumny od D do O)

WS - Wartość sprzedaży

MG - Współczynnik określający procent wpływów gotówkowych z tytułu sprzedaży w danym miesiącu

M - Współczynnik określający procent spłaconych należności z tytułu sprzedaży w danym miesiącu

M+1 - Współczynnik określający procent spłaconych należności z tytułu sprzedaży dokonanej miesiąc wcześniej

M+2 - Współczynnik określający procent spłaconych należności z tytułu sprzedaży dokonanej 2 miesiące wcześniej

Wartość należności z tytułu sprzedaży w miesiącu styczniu na koniec tego okresu jest wynikiem następującej kalkulacji 100 000 * (1- 20%- 25%) = 55 000. Z tytułu tej sprzedaży wartość należności w miesiącu lutym jest równa 100 000 * (1- 20%- 25%- 45%) = 10 000, itd.

 

W odniesieniu do omawianego tematu istotnym problemem może być kwestia należności nieściągalnych. Sposób podejścia do tego zagadnienia zostanie przedstawiony na przykładzie.

Przykład 

Możliwe rozwiązanie problemu planowanych odpisów aktualizujących należności zostało przedstawione w poniższej tabeli.

 

 

Tabela nr  . Przykład planowanych odpisów aktualizujących związanych z należnościami z tytułu dostaw i usług

		01.03	02.03	03.03	04.03	05.03	06.03	07.03	08.03	09.03	10.03	11.03	12.03
Wartość należności brutto z tytułu dostaw i usług  z bieżącego miesiąca		172 986	172 986	193 346	193 346	218 897	239 393	247 649	237 399	227 150	206 513	180 750	170 362
Wartość odpisów aktualizujących należności	5%	0	0	0	0	8 649	8 649	9 667	9 667	10 945	11 970	12 382	11 870
Narastająco		0	0	0	0	8 649	17 299	26 966	36 633	47 578	59 548	71 930	83 800
Rozwiązanie odpisów aktualizujących  należności (należności spłacone)	60%	0	0	0	0	0	0	0	5 190	5 190	5 800	5 800	6 567
Narastająco		0	0	0	0	0	0	0	5 190	10 379	16 180	21 980	28 547
Należności nieściągalne - odpisane	40%	0	0	0	0	0	0	0	3 460	3 460	3 867	3 867	4 378
Narastająco		0	0	0	0	0	0	0	3 460	6 919	10 786	14 653	19 031

 

Źródło: Opracowanie własne

 

Objaśnienia do tabeli:

1. Wartość należności brutto z tytułu dostaw i usług wynika z odrębnego arkusza gdzie zostały one skalkulowane

2. Wartość odpisów aktualizujących należności została określona jako 5% należności z danego okresu z opóźnieniem czterech miesięcy, czyli odpisy aktualizujące dla należności ze stycznia będą utworzone w maju, itd.

3. Zakłada się, że rozwiązanie odpisów aktualizujących należności na wskutek ich spłacenia ma miejsce trzy miesiące później po utworzeniu ,,rezerw" i jest to 60% należności na które utworzono odpisy aktualizujące.

4. Zakłada się, że pozostałe 40% należności, na które utworzono odpis aktualizujący, nie jest spłacana i są one odpisywane w ciężar rezerw z identycznym opóźnieniem jak rozwiązanie odpisów aktualizujących.

5. W rachunku przepływów pieniężnych wartość nieściągalnych- odpisanych należności będzie pomniejszała wpływy z tytułu sprzedaży.

 

Konstrukcja planów w przedstawiony sposób cechuje się dużą elastycznością. W stosunkowo łatwy sposób osoba zajmująca się finansami firmy potrafi określić w przybliżeniu, jak zmieni się wartość należności w zależności od zmiany okresu rotacji tej wielkości, struktury sprzedaży bezgotówkowej czy też ściągalności należności. Dodatkowo istnieje możliwość modyfikacji założonych parametrów w poszczególnych okresach.