| powrót
O SKUTECZNEJ KORESPONDENCJI - fragment |
|
3.3 Rozmowa prowadzona na piśmie (list)
Szczególną formą rozmowy jest rozmowa pisemna. Polega ona na kontakcie listownym, a więc komunikacji, która odbywa się przy pomocy słowa pisanego. Nowoczesną korespondencję wyróżnia umiejętna wymiana myśli.
Język literacki Język jest źródłem mowy, z tego powodu powinniśmy w listach (trzeci rodzaj prowadzenia rozmowy) posługiwać się poprawnym językiem.
Pamiętajmy, że naszym celem jest być zrozumianym. Poniżej przedstawiam — jako zapowiedź dalszych rozdziałów — kilka odstraszających przykładów. Niektórzy ludzie jeszcze dziś posługują się poniższymi wzorami i widać z tego jak bardzo zaniedbują swój rozwój.
Sprawdźcie, czy użylibyście poniższych sformułowań w bezpośredniej rozmowie, gdyby Wasz rozmówca siedział na wprost Was.
Zapamiętajcie: W korespondencji używajcie jasnych sformułowań i krótkich, precyzyjnych zdań, podobnie, jak używacie ich w rozmowie bezpośredniej i pośredniej. Wyrażajcie się jasno, bez zbędnych zawiłości. Mówienie i myślenie są ze sobą powiązane. Prostota i naturalność wyrażania się są kluczem do sukcesu. Język literacki jest normą obowiązującą w porozumiewaniu się. Jeśli chcesz być zrozumiany, musisz się nim posługiwać.
Niektóre grupy zawodowe namiętnie walczą o zaakceptowanie "języka", którym posługują się w swojej pracy. W akceptowaniu językowych nowości, które tak szybko pojawiają się w naszym życiu, należy się jednak kierować zdrowym rozsądkiem.
Oczywistym jest, że specjaliści —a więc filolodzy, psycholodzy i informatycy, fizycy, prawnicy i bankowcy —mogą posługiwać się między sobą słownictwem fachowym. Laikowi natomiast ten rodzaj słownictwa jest całkowicie obcy i w pewnych sytuacjach może on się czuć "jak na tureckim kazaniu".
Wiara, nadzieja i miłość są godnymi szacunku cnotami chrześcijańskimi, nie mają one jednak nic wspólnego z urzędowymi pismami. Słowa "wierzyć" i "mieć nadzieję" wyrażają niepewność, a to osłabia zaufanie partnera, dlatego nie polecam ich użycia.
Czy zagadując przechodnia o drogę, chcielibyście usłyszeć odpowiedź następującej treści: "Sadzę, że musi Pan pójść na lewo, tzn. sądzę, że chyba wygodniej jest pójść na prawo, mam nadzieję, że Pan trafi"
Taka odpowiedź nie wzbudza szczególnego zaufania, nieprawdaż?
Powyższe przykłady powinny uzmysłowić nam podstawowe reguły prowadzenia korespondencji.
Więcej na ten temat przeczytać możecie w rozdziale pod tytułem "Rodzaje błędów".
Trzy grzechy główne: Zapoznajcie się z trzema błędami najczęściej popełnianymi w prowadzeniu korespondencji handlowej.
Krótki komentarz do nich
Naczelnym motywem wszystkich ludzkich działań powinno być dążenie do sukcesu. Wszystko, co robimy, robimy, aby go osiągnąć. Jeśli czemuś świadomie zaprzeczamy, to właśnie po to, aby się doń zbliżyć.
Między tym, kim chcielibyśmy być i tym, kim jesteśmy w rzeczywistości może się zdarzyć dysonans. Powstaje wtedy rozbieżność między naszymi oczekiwaniami a rzeczywistością.
Jest to przyczyna podstawowego błędu (grzech główny nr 1) w prowadzeniu korespondencji. Nie staramy się pogłębiać swej wiedzy żyjąc w błogim przekonaniu, że umiemy wystarczająco dużo.
Logicznym następstwem tego stanu rzeczy jest następny błąd (grzech nr2), a mianowicie przecenianie własnej osoby. Prowadzi to do zniekształcenia własnego obrazu i zamknięcia się na nowości. Bezpośrednim skutkiem tego stanu rzeczy jest brak zainteresowania dla otaczającego świata a także naszego rozmówcy.
Wstyd przed przyznaniem się do luk w wiedzy (grzech nr 3) Jest kolejnym popełnianym błędem. Ze szkodą dla siebie ograniczamy własny rozwój i przestajemy się uczyć.
Czyżbyśmy uważali się za "omnibusa"? Są przecież tysiące dziedzin wiedzy i nie ma ani jednego człowieka, który posiadłby cała wiedzę tego świata (pocieszające jest że dotyczy to i sekretarki i szefa).
Choć wymienione tu błędy są czynnikiem hamującym, to istnieje jednak wiele możliwości dalszego rozwoju. Chcemy przecież dorastać nie tylko fizycznie, ale również umysłowo, a przecież lata nie świadczą o mądrości.
Cóż powstrzymuje nas od rozwoju intelektualnego?
Symptomy stagnacji intelektualnej:
— obojętność
— próżność
— zarozumiałość
— rutyna
Rutyna jest grobem postępu
Niewiedza jest prawie zawsze skutkiem próżności, "R" jak "rutyna" może znaczyć również "R" jak "racjonalizacja", ale ta prawda nie jest chyba wszystkim znana.
System RIP - Przetestujcie swoje metody pracy posługując się znanym systemem RIP:
Co możecie zmienić?
Co się tyczy organizacji pracy: ponieważ rozmawiamy tutaj przede wszystkim o nowoczesnej korespondencji w szerokim tego słowa znaczeniu, należałoby też wspomnieć o wszystkim, co dotyczy tego tematu. Pewną pomocą będzie postawienie sobie pytań dotyczących organizacji pracy.
Przygotowanie tekstu pisanego
Zanim listy, pisma, sprawozdania zostaną napisane na czysto, są w większości przypadków wielokrotnie opracowywane i przekształcane.
Praca ta powinna:
a) mieć możliwie racjonalny przebieg
b) ułatwiać zadanie osobie ostatecznie redagującej tekst.
Łatwiej wam będzie spełnić te zalecenia, jeśli zdecydujecie się użyć dyktafonu. Posługiwanie się dyktafonem jest bardzo proste i płynące z niego korzyści widać jak na dłoni.
Ekonomiczne aspekty przygotowania tekstu
Naturalnie ekonomiczność dyktafonu jest tylko jedną z jego zalet. Ktoś mógłby sobie pomyśleć: "Nie interesuje mnie to", "Nic mi z tego nie przyjdzie". Ale myliłby się bardzo!
Sformułowanie listu skoncentrowanego na odbiorcy oznacza przede wszystkim umiejętności i gotowości do wczucia się w sytuację innych ludzi (empatia).
Wypróbujcie dyktafon w pracy z sekretarką albo maszynistką. Nie uwierzycie, ale ich zdaniem dyktafon ma całe mnóstwo zalet. Sprawia na przykład, że:
— atmosfera w pracy jest lepsza
— popełnia się mniej błędów
— powstaje mniej nieporozumień
— pismo zostaje szybciej opracowane
|