Kodeks etyczny narzędziem rozwoju firmy

Będąc niedawno na szkoleniu w Santa Cruz, podczas prezentacji na zajęciach wspomniałam, że zajmuje się zarządzaniem firmą szkoleniową i na co dzień spotykam się z menedżerami, przedstawicielami polskich i zagranicznych przedsiębiorstw, w związku z czym bliskie są mi zagadnienia związane z efektywną komunikacją, porozumiewaniem i etyką w biznesie.

Spytano mnie wówczas, czy istnieje coś takiego jak „etyka w biznesie”?

Inny z moich rozmówców stwierdził, że etyka jest, ale żeby się nią zajmować.

A więc istnieje etyka w biznesie, czy nie? Odpowiedź brzmi: TAK.

Przygotowując się do dzisiejszej prezentacji zadałam to pytanie kilku osobom pełniącym różne rola zawodowe i ich głosami chciałabym z Państwem podzielić.

Można powiedzieć, że ETYKA to:

• Troska o dobro człowieka

• Zasady kierujące postępowaniem ludzi, których łączy praca w tej samej firmie

• Etyka pokazuje postawy, zachowanie w stosunku do innych ludzi

• Ukazuje, co słuszne, co robić, aby wszyscy wiedzieli, co jest słuszne

• Etyka to gwarancja prawidłowych relacji między stronami wewnątrz i na zewnątrz firmy

• To stosowanie takich norm działania, które są rozwijane przez firmę w sensie samodyscypliny i nabierają wiążącej mocy

Słowo „etyka” wywodzi się z greckiego „ethos” i oznacza „obyczaj”.

Etyka istnieje w interesie ludzi i nie istniałaby najprawdopodobniej gdyby człowiek żył samotnie, bowiem człowiek jest kreatorem etyki i zarazem jej wykonawcą.

Etyki potrzebują wszyscy, którzy pracują z ludźmi, dzięki ludziom i dla ludzi.

Tradycje etyki zawodowej i kodeksów etycznych sięgają jeszcze czasów starożytnych. Pierwsze próby ujęcia w pisemną całość norm obyczajowych należą do greckiego lekarza Hipokratesa (etyka lekarska) oraz do rzymskiego filozofa i prawnika Cycerona (etyka adwokacka). I chociaż zasady etyczne istnieją od wieków, następujące kolejno zmiany kulturowe udowodniły, że kryteria etyczne nie są ustalone raz na zawsze. ewoluują, rozwijają i modernizują.

W chwili obecnej konkurujące ze sobą firmy w coraz większym stopniu są podobne pod względem jakości świadczonych usług czy produktów.

Czym zatem różnią się firmy między sobą? Na jakiej podstawie klienci dokonują wyboru?

Różnią się kulturą organizacyjną a w niej właściwie preferowanymi zasadami etycznymi – z tego względu opracowuje się kodeksy etyczne, uczy ludzi etycznego myślenia.

Zainteresowanie etyką w interesach jest powszechne. Na uniwersytetach wykłada się etykę w biznesie, powstają odrębne katedry, prowadzi się wykłady, seminaria, tworzone są ośrodki badawcze nad etyką.

Rezultaty badań dowodzą, że ponad ¾ wielkich korporacji amerykańskich wbudowuje problematykę etyki w swoje systemy zarządzania. Ponad połowa firm wprowadziła je w ciągu ostatnich 20 lat. Programy etyczne w pełnej postaci składają się z trzech elementów: kodeks, szkolenie, komórka etyczna (której zadaniem jest monitoring postrzegania zasad etyki i ich doskonalenia). Najczęściej wprowadzanym elementem programu są kodeksy etyczne.

Programy etyczne firm pełnią funkcję wewnętrzną i zewnętrzną.

Funkcja wewnętrzna polega na pokazaniu wszystkim pracownikom etycznego wymiaru funkcjonowania biznesu oraz jasnego uświadamiania celów firmy.

Funkcja zewnętrzna programów etycznych polega na podtrzymaniu dobrego imienia firmy, jej pozytywnego publicznego wizerunku. Wiąże się to z dobrą reputacją, która stanowi jedno z aktywów i choć może być mierzona w kategoriach ekonomicznych – nie można jej kupić ani sprzedaż, można ją jedynie zdobyć postępując etycznie. Dobra reputacja może być silnym atutem, może wzmocnić skuteczność reklamy produktów czy usług danej firmy

• osiągnęły stabilność finansową (i mogą część swojej aktywności przenieść na)

• zainteresowane długoterminowym zyskiem,

• traktują swoją reputację jako jedno z aktywów,

• są zdecydowane zapobiegać wewnętrznym kradzieżom, korupcji, oszustwom i innym nadużyciom,

• traktują kulturę firmy jako dobrą część dobrego zarządzania.

• stanowią oparcie w nierzadkich sytuacjach konfliktowych tak wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz niej

• dają podstawy wrażliwości etycznej w samodzielnie podejmowanych decyzjach, w samodzielnej interpretacji zasad

• rozwijają świadomość etyczną pracowników firmy

• kreują pozytywny wizerunek firmy

• redukują przypadki wewnętrznych kradzieży, korupcji, oszustw i innych nadużyć

• redukują konflikty interesów

• zwiększają zaufanie pracowników, klientów, dostawców i kontrahentów

Kodeks etyczny jest utrwalonym na piśmie zespołem zasad działania, których przestrzegania firma wymaga od swojego kierownictwa i pracowników.

Kodeksy firm zagranicznych, szczególnie amerykańskich i angielskich są w wielu przypadkach ogólnie dostępne, niektóre firmy publikują je i udostępniają osobom z zewnątrz, można do nich dotrzeć także za pośrednictwem INTERNETU.

Duża część firm traktuje kodeksy jako dokumenty wewnętrzne, które mogą być znane jedynie pracownikom; niektóre udostępniają swoje kodeksy tylko kontrahentom.

Opublikowanie kodeksu to ujawnienie standardów firmy, które mogą stać się przedmiotem krytyki. Postronnym obserwatorom mogą one wydać się zbyt wysokie i przez to nierealne lub zbyt niskie i godne nagany. Opublikowanie kodeksu może dać podstawę do porównań deklarowanych zachowań firmy z rzeczywistymi. Jest to wyzwanie dla firmy.

Przeglądając kodeksy etyczne zetknęłam się z różnymi ich formami. Objętość kodeksów jest zróżnicowana, poczynając od jednostronicowych dokumentów, a kończąc na obszernych zapisach.

Niektóre kodeksy są bardzo ogólne: zawierają filozofię firmy i naczelne wartości. Są też firmy, które mają bardzo szczegółowe kodeksy zawierające operacyjne zasady postępowania personelu z klientami, dostawcami, kontrahentami. Najszersze kodeksy zawierają zarówno zasady ogólne, jak i szczegółowe dyrektywy postępowania

Nie da się opracować jednego kodeksu dla wszystkich firm, chociaż można wskazać pewne wspólne obszary, które powinien on normować.

Program etyczny powinien być opracowany specjalnie dla firmy, musi uwzględniać szczególne okoliczności i potrzeby firmy. kodeks powinien być napisany w sposób zrozumiały dla wszystkich pracowników firmy. Kodeks firmy powinien być zgodny z jej kulturą. Kulturę firmy stanowią: rytuały, system kontroli, struktura organizacyjna, struktura władzy, symbole, opowieści, założenia i przekonania, które są podzielane przez pracowników firmy.

Przykładem kodeksu niezgodnego z kulturą firmy okazał się kodeks etyczny Xerox Corporation. Firma ta chcąc nagłośnić fakt posiadania przez nią kodeksu etycznego pozwoliła dziennikarzom na uczestniczenie w procesie sprzedaży jej produktów, spodziewając się gloryfikującego artykułu. Tymczasem dziennikarz ujawnił, że pracownicy firmy Xerox zachęcali swoich klientów do kupienia urządzeń większych, niż były im naprawdę potrzebne i droższych, niż te, na które mogli sobie pozwolić. Klienci podejmowali niekorzystne dla siebie decyzje ufając, że przedstawiciele firmy chlubiącej się kodeksem mają zawsze na względzie dobro klienta. Firma Xerox obok nowego kodeksu posiadała utrwaloną kulturę, w której mieścił się finansowy system motywujący skłaniający sprzedawców do osiągania jak najwyższej sprzedaży. Troska o klienta podkreślana w kodeksie przegrała z dążeniem do maksymalizacji zysku. Przypadek firmy Xerox pokazuje, że sam kodeks nie może zmienić funkcjonowania firmy.

Centrum Kreowania Liderów od początku istnienia kieruje się w swych działaniach współcześnie obowiązującymi zasadami etycznymi. Nasz kodeks prezentuje wartości, które uważamy za szczególnie cenne i które zobowiązaliśmy się aktywnie propagować wśród naszych klientów, współpracowników i innych osób związanych z Centrum.

Wprowadzenie kodeksu etycznego CKL to kilkumiesięczna praca całego zespołu. Rozpoczęta z inicjatywy naszego szefa, świadomego potrzeby posiadania takiego kodeksu i gotowego w pierwszym rzędzie podporządkować się przyjętym normom. To szef zainspirował nas do działania i poszukiwań na temat etyki i stworzył sprzyjający klimat do pracy nad tym zagadnieniem. Konstruowanie kodeksu w CKL to otwarty proces prowadzony w jawny sposób po konsultacji z personelem.

W pierwszej fazie budowania kodeksu szef zlecił menedżerom opracowanie szkieletu, konspektu i ogólnych założeń kodeksu, nad którym następnie pracował cały zespół podczas szkolenia.

W kolejnej fazie do współpracy zaprosiliśmy specjalistę w zakresie wprowadzania programów etycznych, którego pomoc okazała się cenna ze względu na wiedzę i doświadczenie, a także dlatego, że jako zewnętrzny obserwator mógł łatwiej dostrzec i zakwestionować pewne rutynowe zachowania, przyzwyczajenia.

W czasie wprowadzania kodeksu etycznego doniosłą role odgrywa postawa szefa. W tym miejscu chciałabym Państwu opowiedzieć o sytuacji, której byłam świadkiem, a która przedstawia stanowisko i zaangażowanie naszego szefa. Otóż podczas spotkania z menedżerami szef wydał polecenie, aby w bieżącym tygodniu zorganizować spotkania z zespołem poświęcone dyskusji nad wprowadzaniem kodeksu. Kiedy jeden z moich kolegów próbował oponować i przesunąć termin, argumentując to ważnością bieżących spraw, szef odpowiedział: „Nie ma ważniejszej sprawy, niż ten kodeks”.

Kodeks został wydrukowany, odbyła się uroczystość, w trakcie której wszyscy pracownicy zobowiązali się do przestrzegania wszystkich zasad zawartych w kodeksie. Każdy nowy pracownik rozpoczyna pracę od zapoznania się z tym dokumentem i deklaracji przestrzegania go.

Z kodeksem zostali zapoznani klienci, kontrahenci, dostawcy.

Wywiązując się z obietnicy propagowania norm etycznych, chciałabym się podzielić myślą: Szacunek dla etyki w biznesie i zarządzaniu jeszcze nikomu nie zaszkodził, zaś niektórym menedżerom pozwolił usprawnić pracę i osiągnąć sukces – czego Państwu życzę.